Hur man skriver ut postetiketter från Excel

Microsoft Excel är ett bra verktyg för redovisning, insamling och service av data samt hantering av kontaktinformation för potentiella kunder och framtidsutsikter för ditt lilla företag. Eftersom kalkylarkformatet är användbart för lagring av kontaktinformation kan Excel vara särskilt användbart för hantering av kontakter och utskrift av postetiketter från ett kontaktark.

Genom att använda funktionen för sammanslagning i samordning med Microsoft Word kan du överföra adress- och kontaktinformation för att skriva ut postetiketter direkt från Excel. Genom att skriva ut etiketter i Word med hjälp av kontaktinformationen från ditt Excel-kalkylblad kan du enkelt skapa en serie anpassade etiketter för att skicka paket till varje kontakt i listan. Så här gör du.

Hur man skriver ut etiketter från Excel

För att kunna skriva ut etiketter från Excel måste du först ha ett kalkylark som innehåller all kontaktinformation du kommer att använda för dina postetiketter. Detta inkluderar din kontakts namn , gatuadress , stad, delstat och tillhörande postnummer .

Du måste organisera denna information i kolumner som senare kan slås ihop i Word som en del av fraktetiketten. För att göra detta, märk varje kolumn med tillhörande datapunkt. Till exempel, för kolumnen som innehåller alla dina kontakts förnamn, märk den första cellen Förnamn . Den här första cellen fungerar som en motsvarande sammanslagningstagg, som berättar för Word vilken datapunkt som ska läggas i varje motsvarande avsnitt på varje enskild etikett du skriver ut.

Hur man skapar etiketter från Excel

För att skriva ut adressetiketter från Excel måste du överföra din kontaktinformation till Word, som behandlar etiketterna. För att börja, öppna ett nytt Word-dokument. Klicka över till fliken Utskick i det övre menyfältet och hitta avsnittet Starta koppling av brev . Det borde finnas ett alternativ som heter Start Mail Merge , där du väljer ett alternativ som heter Labels .

Genom att klicka på etiketter öppnas ett nytt fönster som kallas etikettalternativ. Här väljer du vilken typ av fraktetiketter du vill skriva ut. Börja med att välja en leverantör för din fraktetikett från menyn Etikettleverantörer . Detta bör finnas i ett avsnitt som heter Etikettinformation.

Nu uppmanas du att välja från en produktnummerlista , där du väljer det exakta produktnumret på etiketten du försöker skriva ut. Om du har beställt specifika fraktetiketter som du ska skriva ut på väljer du exakt produktnummer, annars kan du också skapa en anpassad fraktetikett . När du har valt ditt val klickar du på OK.

Koppla etiketter från Excel

När du har valt dina etiketter måste du nu slå samman din kontaktinformation från Excel till dina postetiketter i Word. Detta bearbetar kommer att slå samman etiketter från Excel. Gå tillbaka till den övre menyraden och återgå till menyn Starta utskriftssamling . Välj alternativet Välj mottagare .

Klicka nu på alternativet Använd befintlig lista och ett nytt fönster öppnas där du uppmanas att välja datakälla . Det är här du väljer kalkylbladet med all din kontaktinformation, så hitta mappen där din fil finns. När du har valt det klickar du på Öppna så öppnas ett nytt fönster som heter Välj tabell, där du väljer ditt kalkylblad.

Ditt Word-dokument ska nu fyllas i med en liten ruta som representerar din adressetikett. Du måste infoga vad som kallas Sammanfält som anger vilken information som ska slås samman från ditt Excel-kontaktblad. Du kan också designa alla ytterligare element du vill ha på din etikett, inklusive anpassat innehåll som din företagslogotyp, som du vill ha på varje etikett. För att göra detta måste du gå till toppmenyn och välja i avsnittet Skriv & infoga fält .

Matcha sammanslagningsfält med din kontaktlista

Till dokumentkoppling etiketter från Excel på enklaste sätt, välj Insert Adress Block alternativet Write & Insert Fields menyn. Detta infogar ett sammanslagningsfält på din provetikett för varje adress i din lista. Från Insert Adress Block fönster, kommer du att uppmanas att välja önskad formatering för adressinformationen. Leta reda på avsnittet Ange adresselement i fönstret, där du uppmanas att välja formatet på din fraktetikett från en lista som heter Infoga mottagarens namn i detta format.

När du har valt ditt önskade format klickar du på OK och flätningskoderna ska fylla den första etiketten med informationen från ditt Excel-ark. Om ett fönster som heter Matchfält dyker upp betyder det att du måste synkronisera sammanslagningsfälten i Word med motsvarande kolumnrubriker i ditt Excel-kontaktblad. I det här fönstret klickar du på nedrullningspilen bredvid en oöverträffad kategori och väljer motsvarande kolumn från ditt Excel-kontaktblad med motsvarande information i det för att matcha dem.

Uppdatera dina etiketter

Gå tillbaka till avsnittet Skriv & infoga fält i det övre menyfältet. Välj alternativet Uppdatera etiketter , och alla postetiketter i ditt dokument ska uppdateras. För att granska dina resultat innan du skriver ut väljer du alternativet i det övre fältet som heter Förhandsgranska resultat och klickar igenom för att förhandsgranska dina etiketter. Du kan granska dem här eller vänta med att granska dem när du slår samman dem till ett nytt dokument.

Gå tillbaka till toppmenyn och välj alternativet Finish and Merge (Slutför och sammanfoga) , vilket bör leda till en liten rullgardinsmeny med några alternativ. Välj alternativet att redigera enskilda dokument , vilket öppnar ett nytt fönster som heter Slå samman till nytt dokument . Detta fyller i alla sammanfogningstaggar med din faktiska kontaktinformation.

Skriv ut adressetiketter i Word

Nu när alla postetiketter ska fyllas i är det dags att skriva ut dem. Du kan välja att skriva ut adressetiketter några åt gången, eller alla samtidigt, beroende på hur många etiketter du försöker skriva ut. Fortsätt och välj Alla och klicka sedan på OK. Detta skapar sedan ett nytt dokument med alla dina korrekt ifyllda etiketter. Granska dem för att se till att de är korrekta innan du går vidare till att faktiskt skriva ut etiketter i Word.

Att skriva ut etiketter i Word härifrån är ganska enkelt. Om du har beställt specifika etiketter som du ska skriva ut din information på, lägg in dem i din skrivare. Om du skapar anpassade etiketter sätter du in det medföljande tomma materialet i skrivaren. Återgå till ditt Word-dokument och välj Arkiv i den övre menyraden. Klicka på alternativet Skriv ut för att öppna fönstret Skriv ut, där du väljer din önskade skrivare i listan och klicka på OK för att skriva ut etiketter från Excel.