Definition av POS-maskin

I vissa branscher arbetar leverantörer helt från inköpsorder eller från detaljerade inköpskontrakt, men de flesta företag behöver ringa upp transaktioner individuellt. Beroende på din bransch kan du ta kontanter, checkar, kort eller en slumpmässig kombination av alla tre. Ett av de mest grundläggande behoven för alla försäljningsorienterade företag är ett sätt att göra och spela in försäljning, och det är vad en POS-maskin är för.

Vad är en POS-maskin?

Den fullständiga innebörden av POS är "försäljningsställe", eller med andra ord, det är där din transaktion slutförs. Uttrycket i sig kan ha ett par olika tolkningar. I smalaste bemärkelse betyder det att terminalen som sitter bredvid kassan för att behandla kredit- och betalkort och eventuella presentkort du accepterar i ditt företag. Oftare, när du talar om en POS-maskin, kommer du att tänka på hela terminalen, som har en informativ skärm och möjligheten att hantera alla betalningstyper. Det finns också många speciella POS-enheter, och de hamnar någonstans mellan den enkla kortterminalen och ett omfattande, fullborrat POS-system. Oavsett om dina behov tar dig till high-end eller low-end, måste varje POS-maskin hantera några av samma grundläggande funktioner.

Grundläggande POS-funktioner

Den ursprungliga kassamaskinen var ett enkelt kassaregister. Det gjorde inte mycket efter modern standard, men det registrerade varje försäljning som en kassör hade ringt in. Från det, så länge du visste hur mycket kontanter som var i kassan för att börja dagen, kunde du träna om några pengar försvunnit. Dina dagliga summor visade dig om din försäljning ökade eller minskade, och genom att räkna antalet transaktioner kan du räkna ut värdet på din genomsnittliga försäljning. Om du kände till dollarvärdet på ditt startlager, kan du också arbeta bakåt från dina försäljningssummor för att ta reda på om du tappade pengar till lagerstöld eller oregistrerad försäljning. Dessa är alla grundläggande POS-funktioner, och även de tidigaste kassorna gjorde det mycket lättare att driva ett försäljningsbaserat företag.

När åren gick blev kassaregister mycket mer kapabla. De kan programmeras för att lägga till lämpliga skatter till försäljningspriset, så att du inte behöver räkna ut dem manuellt, och de kan också registrera skattebeloppen för bokföringsändamål. De kunde tillhandahålla delsummor efter produkt eller produktkategori, och så småningom - när datorer blev billigare och i allmänhet mer tillgängliga - var de utformade för att interagera med datoriserad backend-programvara. Det är den punkt där det traditionella kassaregistret förvandlades till ett försäljningssystem, som vi använder termen idag.

Retail POS-system

En modern POS-maskin går utöver de grundläggande funktionerna i ett kassaskåp från gamla skolor, även om det ser ut som en på utsidan. I ett förfädernas kassaregister måste du ange priset för varje produkt manuellt. nu är dock priserna förprogrammerade i systemet och läses från en streckkodsläsare. Det minskar avsevärt potentialen för misstag, och det förbättrar också noggrannheten i dina försäljningsrapporter. POS-terminalen kan ställas in för att spåra och registrera din försäljning av produkter och tjänster på nästan vilket sätt som helst som är meningsfullt för dig, och vanligtvis kopplas detta direkt till din bokföringsprogramvara så att information alltid finns till hands.

Själva POS-maskinen kan fortfarande se ut som ett kassaregister med en kassalåda under, ett traditionellt tangentbordsarrangemang och en inbyggd kvittoskrivare som använder en smal pappersrulle för att skriva ut sina lappar. Vissa system tar ett annat tillvägagångssätt, placerar en liten dator under disken med kassalådan och använder ett datortangentbord för att mata in data som inte kommer från streckkodsläsarna. En annan stil för POS-maskin gör att tangentbordet helt gör sig av med pekskärmar för att mata in informationen. Den terminalstil du använder är inte det viktigaste. Alla dessa tre typer, liksom mer specialiserade nischterminaler, fungerar helt enkelt som en frontend för programvaran som verkligen driver din butik.

Transaktioner är bara utgångspunkten

Att ringa in en försäljning är det mest grundläggande som en POS-maskin gör, men du behöver inte en bit sofistikerad utrustning för det. Du kan göra det med en penna och en kvitto, om du behöver det, och det finns många små operatörer som gör exakt det. Problemet med att hålla reda på dina transaktioner manuellt är att det är tidskrävande och det begränsar ditt företags tillväxt. Ett modernt datoriserat kassasystem är utformat för att effektivisera din tillgång till all din försäljningsinformation för redovisning och hantering. Den möjligheten att förvandla rå försäljningsdata till något hanterbart är vad du verkligen betalar för.

Effektiviserad redovisning och rapportering

Kassaflöde kan vara ett livsblod i ett företag, men information är benet och det är där ett bra kassasystem kommer att lysa. Den lägger all din försäljningsinformation direkt till dina revisorer, antingen genom att exportera data till ditt bokföringssystem eller - helst - genom att integrera direkt i din bokföringsprogramvara. Att eliminera det extra steget med datainmatning ger dig snabbare rapportering och det kringgår en punkt där misstag kan krypa in i din bokföring. All din försäljningsinformation är till hands varje dag, ofta på en up-to-second-basis, så de ledningsbeslut du fattar kommer alltid att baseras på gedigen information.

Vill du veta vilka produkter eller kategorier som bäst säljs på varje plats eller i varje avdelning? Vilka skift eller vilka enskilda säljare ansvarar för att flytta mest produkt? Hur många kunder utnyttjade ditt senaste kupongerbjudande eller kom in för den produkt du bara annonserade på en viss plats? Ditt POS-system borde berätta de sakerna, eller det borde kunna, med minimal justering.

Evig inventering

En annan sak som ett POS-system kommer att göra för dig, och det är mycket viktigt, är att ge dig uppdaterad information om dina lagernivåer. Datorn registrerar ditt startlager för perioden och övervakar sedan försäljningen som går ut och beställningar som kommer in, så vid varje tillfälle bör inventeringen som visas på din dator vara uppdaterad. Det kallas "ständig inventering" och det är både ett bekvämt och ett stort ledningsverktyg. Om du har en korrekt, uppdaterad inventering och en gedigen projektion av vad din försäljning ska vara under de kommande veckorna eller månaderna kan du bara beställa så mycket lager som du sannolikt behöver.

Att beställa bara vad du behöver, när du behöver det - du ser det beskrivet som "just in time" -beställning - kan vara en riktig spelväxlare. Dina kontanta resurser är inte bundna i överskott av lager, du behöver mindre lagerutrymme och du är mindre benägna att märka ned föråldrade varor för att bli av med den.

Fysisk lagerhantering

Vissa kassasystem kan också hjälpa dig med din fysiska lagerhantering. De kommer att hålla koll på dina inkommande produkter efter kategori, efter fysisk plats eller andra kriterier som du anser vara viktiga. När det är dags att räkna din fysiska inventering och sedan jämföra den med datorns eviga inventering kan din POS berätta var du ska leta och hur många som ska vara i ett visst avsnitt. Om du har produkter lagrade på olika platser och ett lager visar mer förlorade eller felplacerade produkter än de andra lagren, säger detta att du kan ha ett säkerhets- eller stöldproblem på den specifika platsen. Även om detta visar sig vara enkelt slarv, är det användbar information som du sedan kan agera för att se till att alla följer samma procedurer.

Hantering av kundrelationer

Så viktigt som redovisning och lagerhantering är, det finns mer till ett framgångsrikt företag än att räkna bönor. Hur du interagerar med dina kunder och vad du vet om dem kan göra eller bryta dina förhoppningar om långsiktig tillväxt. Många kassasystem spårar dina kunders köphistorik över tid och du kan börja få en känsla för vem dina bästa kunder är och vilka nya produkter som kan tilltala dem. Utan datorns hjälp är det ibland lätt att förbise de otåliga kunder som är stadiga kunder men som inte gör ett tillräckligt stort stänk för att bli minnesvärda, men de är ofta ryggraden i ditt företag.

Hospitality POS-system

POS-system är inte begränsade till konventionella försäljningsbaserade företag. De är också avgörande i hotellbranschen, där de används för att hantera ännu mer komplexa scenarier. I en restaurang måste systemet till exempel spåra beställningar som görs och skriva ut biljetter till köksbesättningen för att låta dem veta vad de ska förbereda. Sofistikerade system kan ta det ett steg längre och skriva ut separata biljetter till varje arbetsstation i köket, så att varje enskild kock har en personlig lista med beställningar. Systemet måste också kunna spåra tips, cateringavgifter och en mängd andra specialavgifter, samt spåra vanliga försäljningspriser och skatter.

De mest skickliga POS-systemen kan också ge den typ av hjälp med lagerhantering som återförsäljare tycker om. I dessa fall matas alla recept från standardmenyn in i datorn i förväg. Om dina kunder vill ha 213 beställningar av din signaturpesto-räkorätt på en viss kväll kan systemet justera dina lagernivåer för att visa dig hur mycket av en bulka som gjordes i din ingrediensförsörjning. Du vet alltid när och hur mycket du ska ordna om.

POS-kortbehandlingsterminaler

Det är trevligt att drömma om att ha alla dessa funktioner till hands, men realistiskt, inte alla företag kräver ett fullskaligt kassasystem, särskilt i början. Det kan vara bra med ett gammalt skolkassa för tillfället, speciellt om du stänker ut för ett flashigt kassasystem skulle du få pengar för andra viktiga saker, som lager och löner. I så fall behöver du bara en kortbehandlingsterminal. Vem som helst kan acceptera kontanter och checkar som betalning, och dessa enkla POS-maskiner ger dig också möjlighet att ta kreditkort, betalkort och presentkort.

I vissa fall tar även sofistikerade kassasystem det pragmatiska beslutet att använda separata kortbehandlingsterminaler. Om du bygger den funktionen till en bildskärm eller tangentbord är det enda sättet att uppgradera den genom att byta ut skärmen eller tangentbordet, vilket vanligtvis är ett dyrt alternativ. Med separata terminaler, när ny teknik, som chip-baserade kort eller tryck-och-betala-kort kommer med, behöver du bara få din betalningshanteringstjänst att byta ut eller uppdatera terminalerna.

Terminaler för bearbetning av mobilkort

Det finns till och med sätt för mobila företag att acceptera kortbetalningar, vilket kan vara väldigt praktiskt, om du är hantverkare eller jordbrukare eller om du driver en hytt eller leverans. Om du till exempel har en pizzarestaurang kan företaget som tillhandahåller dina vanliga korthanteringsterminaler förmodligen förse dig med en batteridriven mobilversion för dina leveransdrivrutiner. De använder mobiltelefonteknik, med ett SIM-kort och mobildata, så att du kan acceptera betalningar var som helst där det finns en mobiltelefonsignal.

Du kan till och med lägga till en liten kortläsare eller "dongle" till din telefon eller surfplatta så att du kan använda den som en enkel POS-enhet. Kortläsare är tillgängliga från ett antal leverantörer och de accepterar betalningar via tjänster som Square och PayPal, samt via konventionella tjänsteleverantörer.