Vad händer om du inte gör W-2 deadline för anställda?

Enligt Internal Revenue Service ska W-2-formulär skickas ut till anställda senast den 31 januari för formulär som härrör från föregående kalenderår. Medan anställda kanske inte tar emot dem i posten detta datum måste de - åtminstone - skickas ut vid denna tidpunkt. För företag som inte följer detta specifika protokoll kan det få konsekvenser.

Undvika missnöjda anställda

Bortsett från eventuella officiella problem du kan ha med Internal Revenue Service (IRS) på grund av att du inte skickar ut W-2-formulär i tid, kan du behöva hantera en grupp mycket missnöjda anställda, av vilka många sannolikt förväntar sig en skattedeklaration. Anställda får inte bara göra klagomål till dig utan också till IRS, vilket kan leda till ytterligare undersökning av ditt företag om många klagomål görs om problemet.

IRS finbedömning

IRS stagger böter baserat på hur sent dina W-2-formulär lämnas in. En straffavgift på 50 USD per blankett bedöms för W-2 som lämnas in inom 30 dagar efter förfallodagen, upp till högst 187 500 USD för ett litet företag. För blanketter som lämnas in före den 1 augusti men senare än 30 dagar stiger straffet till $ 100 per blankett och en maximal böter på $ 536.000. Högsta böter är 260 $ per blankett upp till 1 072 500 $ per år för blanketter som lämnas in efter den 1 augusti.

Säkerställa korrekta formulär

Förutom att skicka ut W-2-formulären i tid, måste du också se till att dessa formulär är korrekta. Enligt IRS-webbplatsen, om du skickar ett W-2-formulär till IRS där du hävdar att du betalade en viss anställd en viss summa pengar och inte gjorde det, har personen rätt att stämma dig för skador. En straffavgift på $ 530 per blankett utan max bedöms. Du kan också behöva betala en böter på 5000 dollar i skadestånd för att lämna in falskt dokument och kan bli föremål för brottmål.

Register och kommunikation

Ibland, om du åtminstone låter dina anställda veta att du springer efter med dina W-2 men jobbar med att få ut dem, kan det finnas mindre missnöje än om du inte säger någonting alls. Om du skickar ut en W-2 inom tidsfristen, men får den tillbaka till dig för en dålig eller gammal adress, ska du inte öppna den eller kasta bort den. Lägg i den anställdes fil och spara den om han kontaktar dig för formuläret på vägen. du har åtminstone bevis på att du försökte skicka det.