Rollen för en verksamhetschef

Verksamhetschefer i nästan alla företag är nyckelpersoner i överordnad ledning som ser till att företaget presterar bäst. De håller koll på flera områden inom företaget och säkerställer produktivitet och effektivitet samtidigt som de försöker minska kostnaderna. De hanterar andra viktiga ledare inom flera avdelningar och guidar grupper av människor för att slutföra sina enskilda uppgifter för att uppnå företagsomfattande mål.

Ett stort perspektiv

Eftersom de är ansvariga för det allmänna välbefinnandet i företagets verksamhet tenderar dessa typer av chefer att ha ett helhetsperspektiv. De kan bestämma behoven inom företaget och ansluta grupper för att arbeta tillsammans för att lösa problem när de uppstår. De måste vara kritiska tänkare som kan analysera situationer och fatta beslut som är inriktade på företagets bästa snarare än en enskild avdelnings. Detta kan innebära att de också måste lösa konflikter när de uppstår mellan anställda och fastställa policyer och riktlinjer för hur uppgifter ska slutföras.

När det gäller färdigheter och förmågor behöver operationschefer en hälsosam blandning av hårda och mjuka färdigheter. Beroende på bransch kan chefer behöva mekanisk skicklighet och kunskap om tillverkningsutrustning, men säkert kommer de att använda datorer och en mängd relaterade program, inklusive kundhanteringsverktyg och budgeterings- och bokföringsprogram. De måste också kunna hantera människor effektivt genom att använda god lyssnande, motivation och kommunikationsförmåga.

Övervakning av finansiell information och budgetar

En stor del av en verksamhetschefs uppgift är att övervaka skapandet och administrationen av budgetar inom varje område av företaget. Starka ledare kommer regelbundet att övervaka kostnaderna och begränsa en avdelnings utgifter om det behövs för att hålla företaget på budgeten. De kommer också att delta i kostnadsnyttoanalyser för att få bästa möjliga pris för material och övervaka produktionsmetoder så att produktionen är på toppeffektivitetsnivåer.

Övervaka försörjningskedjan och inventeringen

Ett annat övervakningsområde är hanteringen av leverantörskedjeprocedurer och lagerspårning. För att produktionsteamen ska fungera effektivt måste de ha en stadig leverans av material. På samma sätt måste de färdiga produkterna ordentligt inventeras och sedan skickas ut genom dörren och upp i leveranskedjan till återförsäljare eller direktkunder när deras jobb är slutfört. Medan varje avdelning gör sitt specifika jobb, har operationschefer blickar över hela processen och kan ingripa och göra justeringar efter behov.

Arbetsflöde och bemanning

Verksamhetschefer har också ett bra grepp om organisationens personalbehov. De arbetar med HR för att anställa och utbilda nya anställda och hantera disciplinfrågor. Eftersom de är medvetna om behoven i varje avdelning kan de justera arbetsflödet och omfördela uppgifter för att förbättra effektiviteten i verksamheten.

Verksamhetschefer inom olika branscher

Medan operationschefer alla använder en mängd olika färdigheter för att göra sitt jobb, kan vissa, särskilt i stora företag, specialisera sig inom ett område och fokusera inom en viss avdelning. Till exempel kan någon med en stark bakgrund inom personalresurser bli HR-chef och övervaka hela avdelningen. Några av deras specifika ansvar kan inkludera:

  • Skapa och hantera avdelningens budget
  • Definiera företagspolicyer och implementera utbildning
  • Övervaka interna HR-system och säkerställa efterlevnad
  • Övervaka anställningsmål och skapande av jobbbeskrivningar
  • Håll dig uppdaterad om sysselsättningstrender, juridiska frågor och bästa praxis
  • Köp programvara eller andra verktyg för att förbättra avdelningens effektivitet

Hantera i en liten operation

Om ett företag är särskilt litet eller erbjuder en tjänst snarare än att tillverka en produkt kan terminologin för denna roll vara något annorlunda. En kontorschef kommer vanligtvis att fungera i mycket likartad kapacitet och övervaka den övergripande driften av affärsverksamheten, inklusive ekonomi, personal, policyer, marknadsföring och målsättning. Oavsett om företaget är stort eller litet är positionen fortfarande avgörande för företagets totala framgång.