Vilka är de sju interna kontrollförfarandena i redovisningen?

Intern kontroll är policyer och förfaranden som har införts för att säkerställa att bokföringssystemen är fortsatt tillförlitliga. Noggrannhet och tillförlitlighet är avgörande i redovisningsvärlden. Utan exakta bokföringsregister kan chefer inte fatta fullständigt informerade ekonomiska beslut och finansiella rapporter kan innehålla fel. Interna kontrollförfaranden i redovisning kan delas in i sju kategorier, var och en utformad för att förhindra bedrägerier och identifiera fel innan de blir problem.

Dricks

De sju interna kontrollförfarandena är separering av uppgifter, åtkomstkontroller, fysiska revisioner, standardiserad dokumentation, provbalanser, periodiska avstämningar och godkännandemyndighet.

Separation av skyldigheter

Uppdelning av arbetsuppgifter innebär delat ansvar för bokföring, insättningar, rapportering och revision. De ytterligare uppgifterna är separerade, desto mindre chans har en enskild anställd att begå bedrägliga handlingar. För små företag med endast ett fåtal redovisningsanställda kan delning av ansvar mellan två eller flera personer eller krav på att kritiska uppgifter ska granskas av medarbetare tjäna samma syfte.

Åtkomstkontroller för bokföringssystem

Styrning av åtkomst till olika delar av ett redovisningssystem via lösenord, lockouts och elektroniska åtkomstloggar kan hålla obehöriga användare borta från systemet samtidigt som de ger ett sätt att granska användningen av systemet för att identifiera källan till fel eller avvikelser. Robust åtkomstspårning kan också förstärka försök till bedräglig åtkomst.

Fysiska granskningar av tillgångar

Fysiska granskningar inkluderar handräkning av kontanter och alla fysiska tillgångar som spåras i redovisningssystemet, såsom lager, material och verktyg. Fysisk räkning kan avslöja väl dolda avvikelser i kontosaldon genom att kringgå elektroniska poster helt och hållet. Att räkna kontanter i försäljningsställen kan göras dagligen eller till och med flera gånger per dag. Större projekt, som handräkningslager, bör utföras mindre ofta, kanske årligen eller kvartalsvis.

Standardiserad finansiell dokumentation

Standardisering av dokument som används för finansiella transaktioner, såsom fakturor, interna materialförfrågningar, lagerkvitton och resekostnadsrapporter, kan hjälpa till att upprätthålla enhetlighet i registerföringen över tiden. Att använda standarddokumentformat kan göra det lättare att granska tidigare poster när man söker efter källan till en avvikelse i systemet. Brist på standardisering kan orsaka att artiklar förbises eller misstolkas i en sådan recension.

Dagliga eller veckovisa provbalanser

Att använda ett bokföringssystem med dubbla poster ger pålitlighet genom att se till att böckerna alltid är balanserade. Ändå är det fortfarande möjligt för fel att få ett dubbelinmatningssystem ur balans vid varje given tidpunkt. Beräkning av dagliga eller veckovisa försöksbalanser kan ge regelbunden inblick i systemets tillstånd, så att du kan upptäcka och undersöka avvikelser så tidigt som möjligt.

Periodiska avstämningar i redovisningssystem

Enstaka bokföringsavstämningar kan säkerställa att saldon i ditt redovisningssystem matchar saldon på konton som innehas av andra enheter, inklusive banker, leverantörer och kreditkunder. Till exempel innebär en bankavstämning att jämföra kontantsaldo och register över insättningar och kvitton mellan ditt bokföringssystem och kontoutdrag. Skillnader mellan dessa typer av kompletterande konton kan avslöja fel eller avvikelser i dina egna konton, eller felen kan ha sitt ursprung i de andra enheterna.

Krav för godkännandemyndighet

Att kräva att specifika chefer godkänner vissa typer av transaktioner kan lägga till ett ansvarsskikt i bokföringen genom att bevisa att transaktionerna har sett, analyserats och godkänts av lämpliga myndigheter. Att kräva godkännande för stora betalningar och utgifter kan till exempel förhindra att samvetslösa anställda gör stora bedrägliga transaktioner med företagets medel.